Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang bersifat resmi yang kegunaannya adalah untuk menyampaikan informasi tentang kedinasan, surat jenis ini dibuat oleh pejabat dalam sebuah organisasi atau instansi pemerintah.
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.
Pengertian Surat Dinas Menurut Para Ahli
1. Badudu
Menurut Badudu, surat dinas adalah surat yang menggunakan bahasa yang tunduk kepada semua aturan, sistematika, atau format yang berlaku baik secara struktur kata dan kalimat maupun dalam penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea atau paragraf dan lain-lain.
2. Soedjito dan Solchan
Menurut Soedjito dan Solchan, surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya.
Surat harus memakai bahasa baku, bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia baik tentang ejaan, pemilihan kata, maupun kalimatnya.
Bahasa yang digunakan dalam bahasa surat merupakan bahasa efektif. Maksudnya adalah sederhana, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.
3. Mustakim
Menurut Mustakim, pengertian surat dinas adalah alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
4. Sudaryono
Menurut Sudaryono, definisi surat dinas adalah surat yang disamakan dengan surat resmi, Surat dinas adalah surat yang bersifat sah dari pemerintah atau dari yang berwajib, ditetapkan oleh pemerintah atau jawatan yang bersangkutan.
Baca juga: Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas
Struktur Surat Dinas
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Adapun kepala surat atau kop surat meliputi:
- Logo institusi atau lembaga perusahaan
- Nama institusi atau lembaga perusahaan
- Alamat, nomor telpon, faks, email institusi atau lembaga perusahaan
2. Nomor Surat
Surat dinas juga harus diisi dengan nomor surat yang berfungsi untuk melihat dan mencatat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu, biasanya setahun.
3. Tanggal Surat
Surat resmi maupun surat dinas harus memiliki tanggal yang berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.
4. Lampiran atau hal
Pada umumnya lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, adapun contoh lampiran seperti dokumen yang mendukung isi surat.
5. Alamat Tujuan
Surat dinas harus berisi alamat tujuan yang lengkap, agar mempermudah dalam proses pengiriman dan tidak sampai salah kirim.
6. Salam Pembuka
Salam pembuka pada surat dinas berisi kata-kat bersifat formal dan menggunakan bahasa yang baku.
7. Isi Surat
Isi surat dalam surat dinas harus mengandung informasi inti yang mana ditulis dengan tepat, jelas, dan tidak bertele-tele.
8. Salam Penutup
Salam penutup juga sangat penting dalam surat dinas yang bertujuan untuk menunjukkan perilaku baik dalam komunikasi melalui surat.
9. Tanda Tangan Pengirim Surat
Tanda tangan surat dinas juga menjadi sebuah penanda bahwa surat tersebut benar-benar dibuat oleh pihak yang bertanggungjawab pada sebuah instansi atau lembaga perusahaan.
10. Tembusan
Salinan atau tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin dikirimkan oleh pihak lain.
Ciri Ciri Surat Dinas
Adapun ciri-ciri surat dinas adalah sebagai berikut:
- Menggunakan bahasa baku sesuai kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
- Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi .
- Isinya singkat, padat, dan mudah dipahami. Sehingga surat dinas jarang menggunakan kalimat implisit.
- Tercantum nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
- Surat dinas biasanya diberi stempel atau cap khusus untuk beberapa kondisi tertentu.
- Surat dinas diawali dengan salam pembuka dan diakhiri dengan salam penutup.
Contoh Surat Dinas
Perihal: Undangan
Kepada
Dinas Pertamanan dan Tata Kota
Kota Surakarta
Di tempat
Assalamu'alaikum Wr. Wb.
Dengan hormat, kami dari Dinas Pemerintah akan mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk menghadiri syukuran dalam rangka berdirinya Organisasi Budi Pekerti yang ke-12, yang akan dilaksanakan pada :
Hari: Selasa
Tanggal: 17 Agustus 2021
Waktu: 08.00 - selesai
Tempat: Masjid Agung Pertamanan Surakarta
Acara: Syukuran berdirinya Organisasi Budi Pekerti ke-12
Mengingat pentingnya acara ini, kami mohon kepada Bapak/Ibu/Saudara/i agar dapat hadir tepat waktu. Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu'alaikum Wr. Wb.
Kepala Dinas Pertamanan dan Tata Kota Pemerintah Kota Surabaya
Ir. Imam Irawan, MBA
Tembusan:
1. Kepala Bagian Pengelola Teknis Proyek Dinas Tata Ruang
2. Kepala Bagian Arsip
