Pengertian Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh perseorangan, instansi, maupun organisasi tertentu, yang bersifat resmi dan ditulis dengan bahasa baku.
Surat resmi ditulis berdasarkan kaidah serta aturan yang ditentukan, seperti strukturnya, penggunaan kata, isi yang lugas, serta ditulis sesuai keperluan.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Berikut ini adalah ciri-ciri surat resemi, diantaranya:
a. Menggunakan kop surat (intansi, lembaga, organisasi)
Kop surat atau kepala surat adalah identitas dari instansi yang dilengkapi dengan logo, nama instansi, alamat, nomor telpon, email, fax, dan sebagainya.
b. Menggunakan nomor surat
Nomor Surat adalah nomor dokumentasi surat-surat yang dikeluarkan oleh suatu badan instansi, lembaga, maupun organisasi.
Adapun fungsi nomor surat adalah sebagai berikut:
- Untuk membagi penggolongan atau pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat
- Untuk memudahkan pencarian jika surat dibutuhkan
- Untuk memudahkan penyimpanan administratif
- Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat
c. Ada lampiran dan perihal
Lampiran disertakan jika ada, namun jika tidak ada cukup diberi tanda (-)
d. Menggunakan salam pembuka dan penutup resmi,
Salam pembuka dan penutup seperti: Hormat saya, Hormat kami, dan Assalamu’alaikum.
e. Menggunakan Bahasa Baku
Bahasa baku adalah ragam bahasa yang yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dengan mengacu pada Ejaan Bahasi Indonesia (EBI) serta Kamus Besar bahas Indonesia (KBBI).
f. Membubuhkan cap atau stempel
Cap atau stempel merupakan penguat dari tanda tangan suaru instansi tertentu atau perseorangan. Dibubuhkan diatas tanda tangan pengirim.
g. Menggunakan format tulisan tertentu (Tidak bebas)
Format tulisan telah ditentukan pada bagian-bagian surat resmi, jadi tidak asal menulissurat. Surat resmi merupakan surat yang terstruktur dengan format tertentu.
Fungsi Surat Resmi
Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat resmi, antara lain:
1. Sarana berkomunikasi
Surat digunakan sebagai alat komunikasi orang perorang maupun lembaga dengan lembaga tertentu. Surat resmi digunakan untuk menyampaikan pesan kepada orang lain maupun kelompok secara resmi.
2. Sebagai dokumen tertulis
Surat merupakan bukti penting dalam kegiatan dinas, maupun kegiatan resmi lainnya..
3. Pedoman Kerja
Dengan adanya surat tersebut, hal – hal yang bersangkutan tentang pedoman kerja tertulis didalamnya.
4. Menyampaikan pesan
Melalui surat, maka pesan dari pembuat surat akan diterima oleh penerima surat.
5. Sebagai keterangan
Digunakan untuk menjelaskan keadaan atau keterangan tertentu oleh pengirim. Contohnya surat keterangan lulus, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan izin pendirian bangunan.
6. Sebagai jaminan
Surat juga berfungsi sebagai jaminan keamanan ataupun jaminan tertentu, untuk melindungi yang bersangkutan. Misalnya surat perjanjian digunakan sebagai jaminan tanggung jawab antara pihak satu dan yang lainnya.
Struktur Surat Resmi
Adapun struktur surat resmi adalah sebagai berikut.
1. Kepala atau kop surat
Dalam pembuatan surat resmi, kop surat harus disertakan karena kop surat merupakan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas: Logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada), nama instansi, alamat instansi dan nomor telepon, fax atau email.
2. Nomor surat
Pada umumnya nomor surat berisi nomor urut, kode, bulan dan tahun pembuatan surat.
3. Tanggal penulisan surat
Penulisan tanggal ini bertujuan supaya penerima dapat mengetahui kapan surat ini dibuat serta mengetahui masa berlakunya surat tersebut.
4. Lampiran yang disertakan
Lampiran berfungsi untuk menunjukkan bahwa terdapat dokumen yang disertakan pada surat tersebut
5. Perihal
Menunjukkan kepada penerima mengenai pokok isi surat, dengan begitu penerima segera mengetahui tujuan surat tersebut.
6. Alamat tujuan
Hal yang paling penting dalam penulisan surat adalah kepada siapa surat tersebut ditujukan.
Lampiran : -
Perihal : Undangan Rapat
Yang terhormat,
Pengurus OSIS SMAN 1 Surabaya
Di tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan bakti sosial oleh OSIS SMAN 1 Surabaya, maka dengan ini kami mengundang seluruh pengurus OSIS SMAN 1 Surabaya untuk hadir pada acara rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada :
Hari, tanggal : Senin, 10 Oktober 2010
Waktu : 10.00 - selesai
Tempat : Ruang OSIS
Agenda :
1. Pembentukan Panitia Bakti Sosial
2. Evaluasi Mingguan
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
