Dalam penulisan surat resmi, struktur dan tata bahasa memiliki peranan penting untuk menunjukkan profesionalitas dan kesantunan komunikasi.
Salah satu unsur penting dalam surat resmi adalah adanya salam pembuka dan salam penutup.
Keduanya sama-sama berfungsi sebagai bentuk penghormatan dan kesopanan, namun memiliki perbedaan yang sangat jelas baik dari segi letak, fungsi, maupun bentuk penyampaiannya.
Salam pembuka merupakan bagian awal dari isi surat resmi yang biasanya ditulis setelah bagian “perihal” dan “alamat tujuan”, atau sebelum isi utama surat dimulai.
Fungsinya adalah untuk membuka komunikasi secara santun dan membangun suasana yang positif antara pengirim dan penerima surat. Dalam surat resmi, salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,”.
Kalimat ini menjadi standar dalam hampir semua surat resmi yang dikirimkan kepada perseorangan, instansi, ataupun pejabat.
Selain “Dengan hormat”, salam pembuka juga bisa didahului dengan frasa seperti “Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh,” dalam konteks formal keagamaan, namun tetap harus diikuti dengan “Dengan hormat,” sebagai standar netral dan formal.
Penggunaan salam pembuka sangat penting karena menunjukkan bahwa penulis surat menghargai penerima dan mengawali isi surat dengan etika.
Tanpa salam pembuka, surat dapat terkesan terlalu langsung atau bahkan tidak sopan, terutama dalam budaya birokrasi Indonesia yang menjunjung tinggi tata krama komunikasi formal.
Sementara itu, salam penutup berada di bagian akhir surat, tepat sebelum nama dan tanda tangan pengirim.
Fungsinya adalah untuk menutup surat dengan kesan hormat dan ramah, serta menjadi bentuk akhir dari komunikasi tertulis. Salam penutup umum yang digunakan antara lain: “Hormat kami,”, “Dengan hormat,”, atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”
Penggunaan salam penutup bertujuan untuk mengakhiri surat dengan sopan dan menjaga hubungan baik antara kedua belah pihak.
Biasanya, salam penutup juga mencerminkan sikap rendah hati dan apresiasi kepada penerima surat karena telah meluangkan waktu membaca dan mempertimbangkan isi surat yang disampaikan.
Perbedaan utama antara salam pembuka dan salam penutup terletak pada posisi dan tujuan penggunaannya.
Salam pembuka ditujukan untuk memulai komunikasi dan menciptakan nuansa sopan sejak awal, sedangkan salam penutup digunakan untuk menutup komunikasi dengan kesan positif dan menjaga etika komunikasi sampai akhir.
Bentuk bahasanya pun berbeda; salam pembuka cenderung singkat dan langsung, sedangkan salam penutup kadang disertai ungkapan terima kasih atau harapan.
Dalam konteks administrasi dan kelembagaan, penggunaan salam pembuka dan penutup secara tepat juga menunjukkan kompetensi penulis surat.
Surat yang ditulis dengan struktur yang lengkap dan salam yang sesuai akan lebih dihargai, serta memberikan kesan profesional.
Oleh karena itu, memahami perbedaan dan penggunaan kedua salam ini sangat penting dalam praktik penulisan surat resmi yang baik dan benar.
