Akhir-akhir ini berita tentang bencana di seluruh Indonesia silih berganti. Rasanya miris sekali hati, sedih sekali ketika mendengar saudara-saudara kita tertimpa musibah.

Bencana memang tidak bisa diprediksi kapan datangnya, mungkin saja bisa terjadi pada kita. Oleh karena itu, kita harus siaga bencana. Kita harus siap kapan saja ketika bencana datang.

Kita harus mempelajari bencana atau musibah apa saja yang mungkin datang di wilayah kita. Lalu, kita harus menyiapkan apa saja yang bisa diselamatkan ketika hal buruk itu terjadi?

Salah satunya yang harus anda utamakan adalah dokumen penting. Kita harus menjaganya agar karena dokumen itu nantinya akan menjadi harta ketika kita selamat.

Baca juga: 5 Cara Menulis Amplop Lamaran Kerja yang Baik dan Benar

Nah, bagaimana cara mengamankan dokumen saat bencana? Berikut tipsnya:

1. Simpan Dokumen dalam Bentuk Digital

Hal pertama yang harus kita lakukan adalah memindai atau scan dokumen-dokumen penting seperti sertifikat rumah, akta kelahiran dan lain sebagainya. Kemudian, simpanlah di folder khusus untuk dokumen tersebut. Namun, jangan hanya di komputer saja, melainkan juga di penyimpanan cloud. Kita bisa menggunakan akun Google seperti Google Drive atau penyimpanan lain.

2. Fotokopi Dokumen dan Jangan Dilaminasi

Jika sudah men-scan semua dokumen penting, kita juga harus membuat salinan dari dokumen tersebut. Fotokopi semua dokumen agar anda mempunyai salinan. Hindari melaminasi dokumen karena bisa merusak. Proses laminasi yang menempelkan plastik ke dokumen, kalau dibuka dapat merusak dokumen itu.

3. Kelompokkan Dokumen Menjadi Beberapa Kategori

Kalau sudah memiliki salinannya, tips siaga bencana untuk dokumen adalah dengan mengelompokkan dokumen-dokumen menjadi beberapa kategori. Kelompokkan dokumen itu dan simpan dalam map serta beri nama berdasarkan kategori yang kita buat.

4. Pilih Map Plastik Sebagai Tempat Penyimpanan

Hindari menggunakan map kertas untuk menyimpan dokumen. Jika map kertas basah, maka berarti dokumen juga ikut basah. Tapi, simpan dokumen dalam bentuk plastik saja karena tahan air, rayap dan debu. Sehingga, dokumen akan bertahan lama jika disimpan di map plastik.

Baca juga: Perbedaan Surat Pribadi dan Surat Dinas

5. Simpan dalam Brankas

Map plastik memang tahan air, tapi tidak tahan terhadap api. Oleh karena itu, setelah menyimpan dokumen penting dalam map plastik, anda bisa masukkan map dalam brankas. Dengan begitu, semua dokumen aman dari apapun. Brankas baja yang ditanam pada tembok atau lantai rumah anda akan menjadi penyimpanan yang aman dan nyaman.

6. Menyimpan Dokumen Penting di Bank

Bank mempunyai program untuk nasabah yang ingin menyimpan dokumen pentingnya. Program itu adalah safe deposit box yang merupakan penyimpanan harta di bank.

Tapi, untuk mendapatkannya, kita harus membayar uang sewa yang jumlahnya ditentukan oleh bank tempat kita menyimpan berkas dokumen itu. Jika mengikuti safe deposit box ini, kita akan mendapatkan kunci kombinasi.

Kunci tersebut merupakan kode keamanan dokumen atau barang-barang yang anda simpan di bank. Jadi, dokumen penting tidak bisa diakses oleh sembarang orang.

Langkah ini biasanya dipilih oleh orang kaya atau kalangan ekonomi atas yang mampu membiayai harga sewanya. Pastikan kita memilih bank terpercaya seperti bank BUMN yang dikelola oleh negara.

Nah, itulah beberapa tips siaga bencana dalam menjaga dokumen penting. Dokumen penting bisa menjadi harta berharga untuk menjamin kehidupan kita di masa depan kelak. Jadi, memberikan perlakuan khusus padanya merupakan tindakan yang sangat tepat.