Surat Bersampul
Surat bersampul adalah jenis surat yang ditempatkan di dalam amplop atau selubung yang terbuat dari kertas atau bahan lain.
Fungsinya bukan hanya sekadar melindungi isi surat agar tidak rusak, tetapi juga menjaga kerahasiaannya. Dengan adanya amplop, orang yang tidak berkepentingan tidak bisa mengetahui isi dari surat tersebut.
Kerahasiaan ini sangat penting terutama jika surat berisi hal-hal pribadi atau dokumen resmi yang sifatnya tidak boleh disebarkan secara bebas.
Selain itu, surat bersampul juga sangat membantu dalam proses pengiriman melalui jasa pos atau kurir.
Pada bagian luar amplop biasanya dituliskan alamat penerima, alamat pengirim, serta ditempelkan perangko sebagai tanda biaya pengiriman sudah dibayarkan.
Dengan begitu, surat lebih mudah sampai ke tujuan tanpa perlu membuka isi di dalamnya. Fungsi ini membuat surat bersampul menjadi media komunikasi tulis yang rapi, aman, dan teratur.
Pengertian Surat
Secara umum, surat adalah alat komunikasi berbentuk tulisan yang dibuat di atas secarik kertas dan ditujukan dari satu pihak kepada pihak lain.
Surat bisa dibuat oleh perorangan, organisasi, lembaga, maupun instansi resmi. Isi surat biasanya berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, keputusan, ataupun jawaban terhadap hal tertentu.
Menurut Pariata (2010), surat dipandang sebagai alat penyampai berita secara tertulis yang berfungsi menyampaikan isi berupa pemberitahuan, pernyataan, atau permintaan.
Sedangkan menurut Dewi (2011), surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi keputusan, pertanyaan, permohonan, atau bentuk komunikasi lain yang ditujukan kepada orang lain maupun lembaga tertentu.
Dari beberapa pengertian tersebut dapat dipahami bahwa surat tidak hanya sekadar catatan biasa, melainkan sarana komunikasi yang memiliki aturan, fungsi, dan tujuan tertentu.
Fungsi Surat
Fungsi utama surat tentu saja sebagai sarana komunikasi tertulis. Namun jika ditelusuri lebih jauh, surat memiliki banyak peranan yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari, baik untuk urusan pribadi maupun resmi.
Salah satu fungsinya adalah sebagai alat bukti tertulis. Surat bisa dijadikan bukti hukum apabila suatu saat diperlukan, misalnya surat perjanjian atau surat keterangan tertentu.
Surat juga bisa menjadi dokumen historis yang menyimpan catatan penting dari masa lalu.
Misalnya surat keputusan, surat perintah, atau surat perjanjian kerja, semua itu dapat dijadikan arsip yang menyimpan sejarah perjalanan suatu lembaga maupun individu.
Selain itu, surat juga berfungsi sebagai pedoman untuk bertindak. Isi surat, misalnya instruksi atau keputusan, dapat dijadikan dasar langkah yang harus diambil oleh penerimanya. Fungsi lain yang tidak kalah penting adalah sebagai alat pengingat.
Dengan adanya surat, suatu pesan atau informasi akan lebih mudah diingat karena tertulis dengan jelas dan bisa dibaca berulang-ulang.
Dari sisi keamanan, surat bersampul yang disegel dengan baik mampu menjaga isi agar tidak terbaca oleh orang yang tidak berhak.
Surat juga bisa menjadi wakil atau duta dari sebuah organisasi. Artinya, surat yang dikirimkan atas nama lembaga tertentu mencerminkan citra organisasi tersebut.
Oleh karena itu, penyusunan surat, penggunaan bahasa, hingga tata cara pengirimannya harus diperhatikan dengan baik agar pesan yang ingin disampaikan benar-benar tersampaikan secara tepat.
