Pengertian Memorandum
Dalam KBBI Memorandum /me·mo·ran·dum/ /mémorandum/ ialah :
1. nota atau surat peringatan tidak resmi;
2. surat pernyataan dalam hubungan diplomasi;
3. bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan.
Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami.
Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya atau rekan kerja.
Sedangkan memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.
Ciri-ciri Memo
1. Surat khusus yang dibuat khusus untuk keperluan dalam kantor atau organisasi
2. Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampaikan memo secara horizontal maupun secara vertikal
3. Penyampaian secara horizotal merupakan penyampaian memo kepada pihak yang memiliki jabatan setara
4. Penyampaian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu
5. Merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan mengenai sesuatu hal
6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan surat resmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.
7. Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dan kode pos, secara lengkap.
Fungsi Memorandum
a. Membuat informasi tertulis yang spesifik dan dapat digunakan sebagai dasar kajian maupun tindakan.
b. Memberitahu secara individu tentang kebijaksanaan, prosedur dan atau tindakan.
c. Menetapkan tanggung jawab dengan menyebutkan pihak-pihak tertentu untuk bertindak secara pasti.
d. Mencatat kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, dan atau tindakan-tindakan sesuai dengan hasil rapat, konfrensi atau wawancara.
e. Memuat ringkasan hasil rapat yang diberikan kepada peserta dan juga kepada mereka yang tidak hadir.
f. Menetapkan suatu keputusan, persetujuan, atau kebijaksanaan yang disetujui sebelumnya oleh pihak-pihak yang bersangkutan.
Contoh Memorandum
SMA 1 MAJU MUNDUR
Jl. Imam Bonjol No. 1 Jakarta
Telp. (021) 1111111
MEMO
Dari : Kepala SMA 1 Maju Mundur Jakarta
Untuk : Panitia Study Tour
Segera siapkan laporan hasil pengumpulan suara terbanyak perihal tujuan study tour siswa kelas XII yang akan dilaksanakan bulan depan. Hasil laporan dari pengumpulan suara tersebut, akan Saya pertimbangkan apakah tujuan yang paling banyak pemilihnya sesuai dengan kebutuhan anak-anak atau tidak. Terima kasih.
Jakarta, 10 Oktober 2010
Kepala Sekolah
Faisal Mubarok
